Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından izin verilen ve elektronik ortamda çeşitli muhasebe süreçlerinin yürütülmesine imkan sağlayarak kullanılabilen uygulamalardan biri olan özel entegratör E-Fatura ve E-Defter mükellefiyetlerinin çoğalması ile birlikte son derece yaygın hale gelmiştir.

EDM Bilişim, mükellefler adına E-Arşiv, E-Fatura, E-Defter, E-Bilet gibi elektronik ortam kayıtlarının oluşturulmasını sağlayarak zaman ve arşivleme sorunlarını ortadan kaldırmaktadır. Özel entegratörler sayesinde kurumlar ve EDM Bilişimin geliştirdiği uygulamalarla bu hizmeti alırlar. Özel entegratörler, birçok işlemin yapılmasını sağlar. Bunlar:

• Kayıtların tamamını GİB’te yer alan rehbere göre oluşturup gönderimini yapar.
• Mükellefin mali mührüne gerek olmaksızın kendi mührü ya da imza cihazıyla gönderir.
• 7/24 erişim imkanı olan ve çalışır durumda olan bir sisteme sahiptir.
• Sunduğu web portalı sayesinde kayıtlara ulaşılmasını sağlar.
• Sunucu ve veritabanı maliyetlerine sahiptir.
• ERP programları ile otomatik entegrasyon sağlar.
• Mobilden erişim sağlanabilir.

EDM Bilişim yazılım sistemleri sayesinde muhasebe süreçlerinin tamamının sorunsuz ve başarılı şekilde ilerlemesini sağlar. Bu sayede manuel olarak yapılan işlerin de süresi azalır. Aynı zamanda insan hatası ile ortaya çıkan hataların olasılığını da azaltır. Geçmişe dönebilme, eski faturaları görüntüleyebilme gibi imkânlar sunması sayesinde de oldukça popüler olarak tercih edilir ve fayda sağlar.

E-Belge

Fiziksel olarak düzenlenen belgelerin yerini elektronik belgeler almıştır. Yalnızca düzenlenmesi değil, gönderimi, arşivlenmesi, paylaşılması gibi her türlü sürecin elektronik ortamda gerçekleştiği belgelerdir. Dijital ortamda düzenlenen belgelerin ayrıca arşivlenmesi ve depolanması gerekmez. Bu da hem iş yükünün azalması hem de süreçlerin daha hızlı yürümesi açısından önemli bir fayda sağlar.

EDM Bilişim sayesinde ihtiyaç duyulan belgelere de anında erişim imkânı sağlanır. Her anlamda kısa sürede ve hızlı bir şekilde süreçlerin ilerlemesi sağlanır. E-belgelere, e-fatura, e-arşiv, e-serbest meslek makbuzu, e-irsaliye, e-defter, e-bilet örnek verilebilir. E-belgeler farklı sektörlerde ve iş alanlarında kullanılan belgelerdir.

EDM Bilişimin yazılımları sayesinde zaman ve yer açısından da çeşitli avantajlar gerçek ve tüzel kişiliklere sağlanmaktadır. Normal fatura düzenleme, depolama, imza süreci ve bunun gibi konularda ciddi avantaj sağlar. Bununla beraber bazı pazaryerine entegre edilerek faturaların otomatik kesilmesi bile sağlanabilmektedir. Basım, belgeleme ve depolama gibi konularda maddi açıdan da avantaj elde edilmesini sağlar.

Bunlara ek olarak sağladıkları hızlı süreç sayesinde tüm işlemlerin daha kısa sürede halledilmesini sağlar. E-belge uygulamaları kağıt kullanımını ciddi derecede azalttığı için çevre dostu bir uygulama da sağlar. Firma muhasebe süreçlerinde sık sık geçmişe dönük faturalara ihtiyaç duyulabilir.

E-belge düzenlenirken fatura ya da belgenin şartlara uygun şekilde yapılması gerekir. Mevzuata uygun olarak hazırlanmayan belgelerin ve hiç oluşturulmamış belgelerin belirli cezaları vardır. EDM Bilişim entegratörleri sayesinde bu hataların yapılmasına da bir nevi engel olmuş olur. Aynı zamanda e-belge kullanımına mükellef olan firmaların, e-fatura kullanmaması da cezai yaptırımlara maruz kalınmasına sebep olabilir. E-Belgelerin üzerinde zorunlu olarak bulunması gereken bilgiler girilerek düzenlenmelidir.

Mali Mühür

Tüzel kişiliklerin kullandığı kaşe veya imzaların, yeni düzene göre uyum sağlatılmış olan ve daha elektronik hale gelmiş olan hali mali mühürdür. Mali mühür, kaşenin kullanımının bire bir aynısının dijital ortamda uygulanma sürecidir. Artık birçok resmi işlem dijital dünyada gerçekleşirken bu konuda kolaylık sağlayan süreçlerden biri de mali mühür olmuştur.

Mali mühür, TÜBİTAK aracılığı ile mükelleflere verilir. USB Cihazı gibi bir görünüme sahip olan mali mühür, elektronik kaşe olarak kullanılır. Mali Mühür ile birlikte EDM Bilişime başvuran bir mükellef, sonrasında geri kalan bütün muhasebe süreçlerine tarafımızca destek olunmaktadır. Kurumsal anlamda imzalama konusunda destek sağlayan bu mühür, işlemlerin hızlı bir şekilde sonuçlanması açısından önemlidir. Tüzel firmaların e-fatura kullanıcısı olabilmeleri için önce mali mühürlerinin olması gerekir.

Mali mühür başvurusu Kamu Sertifikasyon Merkezinin internet sayfası üzerinden yapılır. Başvuru yapıldıktan ortalama 7 gün içinde sonuçlar elinize ulaşır. Teslim alacak olan kişi ya firma yetkilisi ya da firmaya vekaleti olan biri olmalıdır. Mali mühür, firmaların yasal ve yazışma süreçlerini daha hızlı şekilde tamamlamasını sağlar. Aynı zamanda güvenilir olması ve geçmişe dönük işlemlerin incelenebilmesi yönünden de avantaj sağlar.

Elektronik çağın hayatımıza kattığı kolaylıklar, firmaların süreçleri ve işleyişlerine da olumlu anlamda katkı sağlamıştır. İşlemlerin firmaların ticaret, lojistik, onay ve benzeri işlemlerinin hızlanması, kolay denetlenebilir olması, geçmişe dönük görüntüleme ve erişme imkânı olması da işleyişleri kolaylaştırır. Özellikle elektronik kolaylıklar ve EDM Bilişimin bu elektronik dünyaya uygun entegrasyon sistemleri ile arşivleme, saklama, kağıt kullanımı gibi konularda avantaj ve tasarruf edilmesi ciddi anlamda mükelleflere kazanç sağlamaktadır.